Не забудьте оцифрувати трудові книжки працівників
Офіційно електронні трудові книжки діють з 10.06.2021 р. (відповідно до ЗУ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» № 1217-IX від 05.02.2021).
Для їхнього оцифрування був встановлений перехідний період тривалістю 5 років, відповідно оцифрувати трудові книжки працівників потрібно до 10 червня 2026 року.
Передавати відомості та оцифровані книжки до ПФУ можуть як роботодавці, так і самі працівники. Але оскільки трудові книжки працівників поки що зберігаються на підприємстві, то оцифровкою та подачею до ПФУ зазвичай займається роботодавець.
Відомості подаються через веб-портал електронних послуг ПФУ (portal.pfu.gov.ua) таким чином:
(1) Відомості про трудову діяльність за період до 10.06.2021 формуються (на вибір) або у формі сканованих копій або оцифрованому вигляді – тобто. шляхом створення відповідного електронного запису в ел.кабінеті, до якого додаються скан-копії документів, на підставі яких створюється такий запис.
(2) Відомості про трудову діяльність за період з 10.06.2021 – в електронній формі у вигляді xml-файлу, структура якого наведена у додатку до Порядку № 11-1, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0802-21#Text
Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку і мають бути:
1. Кольоровими та чіткими;
2. Відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, друку, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендований дозвіл при скануванні – 300 dpi);
3. Формат зображення .jpg чи .pdf;
4. Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб.
До електронної трудової книжки необхідно завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книги, це можуть бути документи про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи. Наприклад, до 2004 року у трудовий стаж зараховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Якщо є диплом за відповідні роки, його теж потрібно відсканувати та додати до системи.