Адвокатське Об'єднання «Консенсус»

Жодна норма законодавства не забороняє працівнику, у тому числі директору підприємства, підписувати документи у період перебування у відпустці.

Водночас відсутність прямої заборони не означає відсутність ризиків. На практиці підписання документів директором або іншою відповідальною особою під час відпустки ймовірніше за все, викличе питання під час податкових та трудових перевірок.

При цьому судова практика з податкових спорів загалом складається на користь платників податків: сам факт перебування працівника у відпустці не робить підписані ним первинні документи недійсними або дефектними.

Однак у площині трудового законодавства ситуація дещо інша. Суди визнають, що виконання працівником службових обов'язків під час відпустки не відповідає змісту та меті відпустки та може розглядатися як порушення законодавства про працю.

Тому з практичної точки зору краще взагалі не допускати ситуацій, коли директор працює та підписує документи під час відпустки. Довести свою правоту буде реально, але це доведеться робити вже в суді, тож краще такі ситуації взагалі виключити.

1. Директор є найманим працівником, тому на нього поширюється трудове законодавство

Директор є виконавчим органом підприємства, його повноваження визначаються, зокрема, Цивільним кодексом України, статутом підприємства та іншими нормативними актами.

При цьому законодавство, яке регулює повноваження директора як органу управління юридичної особи, не передбачає автоматичного припинення його повноважень на період відпустки.

Свого часу Держпідприємництва у листі від 17.10.2014 № 8361 зазначало, що директор, перебуваючи у відпустці, може продовжувати виконувати свої обов'язки, зокрема підписувати документи, якщо на цей період його повноваження не передані іншій особі.

Однак директор одночасно є працівником підприємства. Якщо з ним укладено трудовий договір (контракт), на нього поширюються вимоги трудового законодавства.

Так, Мінсоцполітики у листі від 17.10.2016 № 376/06/186-16 зазначало, що директор не може виконувати свої посадові обов'язки у період відпустки, оскільки відпустка є формою відпочинку, гарантованого працівникам.

Тому якщо під час відпустки директора необхідно забезпечити підписання кадрових, первинних, банківських документів, звітності тощо, безпечніше заздалегідь визначити особу, яка тимчасово виконуватиме його обов'язки, або оформити відкликання директора з відпустки у передбачених законом випадках.

Якщо ж цей порядок порушити, то підприємство може мати справу з низкою ризиків — трудових, податкових та комерційних.

2. Ризики

(1) Трудові ризики

Якщо директор підписує накази про прийняття на роботу, перебуваючи у відпустці, інспектор Держпраці може розцінити це як неналежне оформлення трудових відносин – тобто визнати, що працівника фактично допущено до роботи без укладеного трудового договору. Це загрожує штрафом у розмірі 10 мінімальних заробітних плат (наразі — 86 470 грн) відповідно до абзацу першого ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Виконання директором роботи під час відпустки потенційно може бути кваліфіковане як порушення інших вимог трудового законодавства, за що можливий штраф у розмірі однієї МЗП (на сьогодні 8 647 грн.) згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП, оскільки директору не було гарантовано право на відпочинок.

На посадових осіб можуть накласти адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн. за ч. 1 ст. 41 КУпАП.

(2) Податкові ризики

Саме цей ризик є найбільш поширеним на практиці.

Під час перевірок податківці можуть зіставляти дати відпустки директора, головного бухгалтера або іншої відповідальної особи з датами документів, які вони підписували.

Якщо виявляється, що документ підписано працівником у період його відпустки, контролюючий орган може поставити під сумнів дійсність такого документа та, відповідно, реальність господарської операції, яку він підтверджує. В результаті, податківці можуть зняти витрати за операціями, які оформлювались такими документами тощо.

Особливо ризиковими є ситуації, коли йдеться про:

- первинні бухгалтерські документи;

- акти виконаних робіт та наданих послуг;

- видаткові накладні;

- документи щодо отримання або передачі товару;

- касові документи;

- документи, які підтверджують витрати та податковий кредит.

(3) Комерційні ризики

Пов'язані з потенційними підставами визнання угоди недійсною. В цій частині ризик не є автоматичним, однак зайвих підстав для спорів із контрагентами краще не створювати.

3. Судова практика

Судова практика Верховного Суду щодо документів, підписаних працівниками під час відпустки, є переважно позитивною для платників податків.

Постанова Верховного Суду від 18.02.2020 у справі № 820/5671/16:

Верховний Суд дійшов висновку, що сам факт перебування працівника у відпустці не свідчить про дефектність первинних бухгалтерських документів, підписаних таким працівником.

Суд зазначив, що на час відпустки за працівником зберігається право на виконання трудових функцій, водночас обмежується право роботодавця вимагати від працівника виконання трудових обов'язків.

Правове значення має лише належність підпису працівнику, уповноваженому трудовим договором на здійснення відповідної господарської операції. При цьому Кодекс законів про працю України, Закон України "Про відпустки" не обмежують право працівника виконувати під час відпустки чи інших періодів відпочинку передбачені трудовим договором функції за власною ініціативою.

Постанова Верховного Суду від 08.02.2024 у справі № 640/9838/19 (щодо касових документів):

У цій справі податківці, крім податкових нарахувань, застосували до підприємства штрафні санкції за порушення порядку ведення касових операцій. Податківці вважали, що надходження готівки не підтверджено належними первинними документами, оскільки прибуткові касові ордери були підписані головним бухгалтером, який одночасно виконував обов'язки касира, але на момент їх оформлення перебував у відпустці.

Верховний Суд не погодився з позицією податкового органу.

Суд звернув увагу, що прибутковий касовий ордер є первинним документом, а Положення № 148 передбачає оформлення приймання готівки до каси відповідним прибутковим касовим ордером.

При цьому ані КЗпП, ані Закон України «Про відпустки» не містять застережень чи обмежень щодо здійснення працівником під час перебування у відпустці передбачених трудовим договором функцій за власною ініціативою.

Верховний Суд також врахував, що:

- касові ордери містили передбачені законодавством реквізити;

- документи були підписані особою, яка була уповноважена виконувати відповідні функції;

- податковий орган не встановив, що касові ордери були підроблені;

- не було встановлено інших обставин, які б свідчили про дефектність цих документів;

Єдиною підставою для висновку ДПС про порушення було те, що особа, яка підписала касові документи, перебувала у відпустці.

У результаті Верховний Суд визнав висновки контролюючого органу про порушення підприємством вимог Положення № 148 помилковими та скасував ППР про застосування штрафних санкцій.

Варто зауважити, що постанова від 08.02.2024 р. у справі № 640/9838/19 не є новим чи унікальним прецедентом - це продовження вже сталої судової практики (зокрема правових висновків, викладених у постановах ВС від 18.02.2020 у справі № 820/5671/16 та від 29.06.2022 у справі № 400/1550/19).

Проте! Наявна судова практика переважно стосується оскарження ППР за результатами податкових перевірок. Основний аргумент таких рішень – що документи дійсні, господарські операції за ними – реальні, на документах стоїть підпис уповноваженої особи, а перебування її у відпустці у цей період – не робить підписані цією особою документи дефектними чи недійсними.

Разом з тим, поряд з «позитивними» для платника податків висновками, деякі суди все ж таки констатують, що виконання службових обов'язків під час відпустки – формально вважається порушенням законодавства про працю, і не відповідає змісту та меті відпустки (рішення Київського окружного адмінсуду від 18.07.2017 у справі № 810/1313/17, ухвала П'ятого апеляційного адмінсуду від 17.09.2020 у справі № 400/3277/19).

Тому наявність позитивної судової практики в податкових цілях не виключає потенційних претензій з боку органів, які здійснюють контроль за дотриманням трудового законодавства.

Рекомендації:

Документ, підписаний директором чи іншою уповноваженою особою під час відпустки - не втрачає юридичної сили. Водночас допускати систематичне виконання директором посадових обов’язків у період відпустки - не рекомендуємо.

Для мінімізації трудових і податкових ризиків доцільно заздалегідь визначити особу, яка тимчасово виконуватиме обов’язки директора та матиме необхідні повноваження щодо підписання документів. Це дозволить уникнути подальшого судового оскарження рішень перевіряючих органів.

При цьому врахуйте, що податківці продовжують використовувати факт перебування директора або бухгалтера у відпустці як аргумент під час перевірок, незважаючи на сформовану позитивну судову практику. Про це свідчить наявність у Єдиному державному реєстрі судових рішень спорів щодо ППР, у яких підставою для претензій податкового органу було підписання первинних документів працівником у період його відпустки.

Тому найбезпечніший для підприємства підхід — належним чином організувати заміщення директора на час відпустки, та взагалі виключити можливі претензії з боку ДПС та подальші судові оскарження у майбутньому.