Адвокатське Об'єднання «Консенсус»

Нормативно-правове регулювання:

- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі – Закон № 851);

- Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VІІІ (далі – Закон № 2155);

- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік);

- Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання від 11.11.2014 р. № 1886/5 (далі – Порядок № 1886/5);

- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5;

- Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5;

- Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 р. № 1004.

 

1. Юридична сила електронних документів

Закон дозволяє складати первинні документи в електронній формі.

Оформлений належним чином електронний документ згідно із Законом про бухоблік (ч. 2 ст. 9) має такий самий статус (юридичну силу), як і паперовий.

Що означає оформлений належним чином електронний документ:

(1) електронний первинний документ повинен мати всі ті ж обов’язкові реквізити, що й паперовий. Вони перелічені в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

(2) він повинен складатися з дотриманням вимог Закону № 851.

Зокрема, ці вимоги стосуються підписання електронного документа і його зберігання. Крім того, електронний документ повинен забезпечувати можливість створення, передачі, збереження та перетворення електронного документа електронними засобами у візуальну форму. При цьому під візуальною формою подання електронного документа слід розуміти відображення його даних електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною (ст. 5 Закону № 851).

Оригіналом документа вважатиметься електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі й з електронним підписом автора. А ось паперова роздруківка такого документа вважатиметься копією документа. Так, копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону № 851).

Якщо контрагент надіслав і електронний документ з усіма обов’язковими реквізитами, у тому числі й електронним підписом, і паперовий документ, - то кожен із цих документів є оригіналом і має однакову юридичну силу (ст. 7 Закону № 851).

Електронний підпис як обов’язковий реквізит:

Для ідентифікації автора електронного документа використовують електронний підпис (ст. 6 Закону № 851).                

Крім того, підпис особи, яка брала участь у здійсненні господарської операції відноситься до обов’язкових реквізитів первинного документа. В ст. 9 Закону про бухоблік аналогічно зазначено, що для первинних документів в електронній формі обов’язковим є накладання електронного підпису чи печатки уповноваженої особи.

Тож, створення електронного документа завжди завершується накладанням електронного підпису (ст. 6 Закону № 851). Це може бути як КЕП/УЕП, використання удосконалених та кваліфікованих електронних підписів регулює Закон № 2155. Адже перевірку цілісності електронного документа проводять шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 Закону № 851).

Дата складання і дата підписання документа:

На відміну від паперового первинного документа, в електронному фіксується ще й момент (дата і час) підписання документа (накладення електронного підпису). При цьому часто буває, що документ датований (дата складання) однією датою, а підписаний (дата накладення електронного підпису) – іншою. Те, що документ був підписаний іншою датою (причому з точним до секунди часом підписання), буде видно в електронному документі.

Для облікових цілей важлива не дата підписання первинки (дата накладення електронного підпису), а саме дата (період) господарської операції, яка зафіксована в цьому документі. Адже відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони здійснені (лист Мінфіну від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178). Крім того, визнавати доходи і витрати саме в періоді їх виникнення вимагає принцип нарахування (ст. 4 Закону про бухоблік). Тобто орієнтуватись в даному випадку необхідно на дату складання первинного документа, яка повинна відповідати даті здійснення господарської операції.

 

2. Організація електронного документообігу з контрагентами

Для того, щоб обмінюватись з контрагентом електронними документами, необхідно укласти відповідний договір, або підписати додаткову угоду до діючого договору.

Адже електронні документи підписуватимуться електронним підписом. А в ч. 3 ст. 207 ЦКУ зазначено, що використання при здійсненні правочинів електронного підпису допускається у випадках, установлених законом або за письмовою згодою сторін. Аналогічна вимога встановлена у ст. 14 Закону № 851.

Підписання такої угоди дозволить уникнути непорозумінь між сторонами договору — щоб не вийшло так, що одна сторона чекає і вимагає паперовий документ, а їй надсилають електронний. Більше того, в такій додатковій угоді слід прописати, як саме (у тому числі й за допомогою якого програмного засобу/забезпечення) здійснюватиметься обмін електронними документами.

  

3. Як зберігати електронні документи

При переході на електронний документообіг варто задуматися не лише про те, як створювати, редагувати та обмінюватися документами, а і як їх зберігати, адже це важлива завершальна частина циклу роботи з документами.

Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання затверджений наказом Міністерства юстиції № 1886/5. Він застосовується на підприємствах і в установах будь-яких форм власності. Його вимоги єдині для паперових і електронних документів. При цьому, підприємство може самостійно визначати та затверджувати правила документообігу (ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»), орієнтуючись при цьому на вимоги порядку Мінюсту № 1886/5.

Проте, фундаментальні засади як-то дотримання строків та вимог до зберігання електронних документів – врегульовано законом та не може бути змінено підприємством на власний розсуд, тому вказані нижче вимоги  - є обов'язковими абсолютно для всіх підприємств.

Строки зберігання:

Зберігати електронні документи потрібно так само довго, як і паперові аналоги (ст. 13 Закону № 851). Важливо зберігати саме електронні дані документа, оскільки, як було вказано вище – роздруківки не є оригіналами.

Мінімальні строки зберігання документів для цілей оподаткування встановлені п. 44.3. ПКУ:

- 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 ПКУ;

- 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, (для окремо визначених ПКУ платників податку на прибуток та платників ЄП) за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання (2555 днів);

- 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються викледні вище вимоги;

- 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Крім того, строки зберігання паперових документів встановлено в наказі Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5. Перелік документів і строків їх зберігання досить детальний обширний, з ним можна самостійно ознайомитись за посиланням: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text

При визначенні строків зберігання документів орієнтуйтесь на вимоги, встановлені в Наказі Мінюста № 578/5.

Вимоги до зберігання електронних документів:

Електронні документи зберігають у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність (ст. 13 Закону № 851). Цілісність документа перевіряють шляхом перевірки електронного підпису. Якщо в документ, який підписали електронним підписом, КЕП/УЕП внесли зміни, - контролери це зможуть виявити.

Зберігаючи документи в електронній формі, підприємство повинно забезпечити відповідність таким вимогам, вказаним у Законі № 851:

1) інформація, яку містить електронний документ, має бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому його створили, відправили чи отримали;

3) необхідно зберігати інформацію, що дає можливість встановити походження і призначення е-документа, а також дату і час його відправлення чи отримання;

Крім того, рекомендуємо зберігати архівний ХML-документ.

Вхідний електронний документ надходить у формі XML-документа (розд. IV Порядку № 1886/5). Архівний ХML-документ складається:

-       із файла основного е-документа;

-       файлів додатків до е-документа (за наявності);

-       файлів е-підписів, якими підписали е-документ;

-       реквізитів е-документа;

-       метаданих е-документа.

Якщо користуєтеся платною платформою обміну е-документами, то зазвичай вона забезпечує вимоги до зберігання е-документів (такий тариф є і у платформи «Вчасно»). Якщо платформа безкоштовна, самостійно подбайте про належне зберігання е-документів.

Відповідальність:

Частиною третьою ст. 8 Закону про бухоблік встановлено, що відповідальність, зокрема, за збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів.

Згідно з п. 121.1 ПКУ за порушення суб’єктами господарювання строків зберігання документів передбачений штраф 1020 грн (2040 грн у разі повторного порушення).

 

4. Чи робити паперові копії електронних документів?

Якщо первинний документ потрібно зберігати:

- більше ніж 10 років – електронний документ створюють також у паперовій формі (п. 4 розд. І Порядку № 1886/5).

- менше ніж 10 років - підприємство вирішує на власний розсуд, чи дублювати електроні первинні документи в паперовій формі.

Паперовою формою е-документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначають в інструкції з діловодства підприємства (п. 4 розд. І Порядку № 1886/5).

Надання електронних документів для перевірки

Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування, на підставі первинних документів (п. 44.1 ПКУ).

Крім того, платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки (п. 85.2 ПК).

Тому платник має надати перевіряючим електронні примірники документів з обов’язковими реквізитами. Адже саме такий вигляд електронного документа вважають оригіналом (ст. 7 Закону № 851).

Разом з тим, оригінали електронних документів у визначених законодавством випадках можна пред’являти у візуальній формі відображення, у т. ч. у паперовій копії. При цьому копією електронного документа на папері вважається візуальне подання електронного документа на папері, засвідчене в належному порядку.

Витребувати у суб’єкта господарювання копії електронних документів можуть учасники господарських операцій, а також правоохоронні органи та відповідні органи у межах їх повноважень. Виготовляє копії суб’єкт господарювання за свій рахунок (ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік).

Податківці під час проведення перевірки мають право також отримувати копії електронних документів, що належать до предмета такої перевірки. Такі копії мають бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПКУ).

Отже, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів в електронному вигляді, зобов’язані під час перевірок надавати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета перевірки. При цьому копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Саме такою на сьогоднішній день є офіційна позиція ДПС (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40652).