Ризики неукладення письмових договорів
1. Чи можна укласти договір в усній формі
Так, можна.
Часто в процесі господарської діяльності сторони не укладають договір в формі єдиного письмового документа, проте здійснюють постачання товарів/послуг на підставі домовленостей, досягнутих в ході електронного листування, виставляють рахунки, а виконання зобов'язань підтверджують підписанням актів/видаткових накладних. Це з точки зору законодавства, за умови правильного оформлення, буде вважатись не усним договором, а укладенням договору в спрощений спосіб (що є своєрідною письмовою формою договору).
Тож в більшості випадків, правильніше буде сказати, що договір укладається не в усній формі, а в спрощений спосіб, що також не заборонено.
Нормативно-правове обґрунтування:
Відповідно до ст. 205 ЦКУ правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом. Правочин, для якого законом не встановлена обов'язкова письмова форма, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків.
Аналогічні приписи містить ст. 639 ЦКУ, яка передбачає, що договір може бути укладений у будь-якій формі, якщо вимоги щодо форми договору не встановлені законом.
Згідно зі ст. 206 ЦКУ усно можуть вчинятися правочини, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення, за винятком правочинів, які підлягають нотаріальному посвідченню та (або) державній реєстрації, а також правочинів, для яких недодержання письмової форми має наслідком їх недійсність.
Законом можуть бути передбачені конкретні випадки обов'язкової письмової форми окремих правочинів (в окремих статтях Цивільного чи Господарського кодексів), проте існують загальні правила, за яких правочин має укладатися виключно у письмовій формі:
- правочини між юрособами (п. 1 ч. 1 ст. 208 ЦКУ);
- правочини між фізособою та юрособою, крім правочинів, які повністю виконуються сторонами у момент їх вчинення;
- інші правочини, щодо яких законом встановлена письмова форма (наприклад, страхування, перевезення вантажу), а іноді – й нотаріальне посвідчення (купівля-продаж нерухомості) або державна реєстрація.
Відповідно до ч. ч. 1 і 2 ст. 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-комунікаційної системи, що використовується сторонами. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку.
Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (ч. 2 ст. 207 ЦКУ).
Господарським кодексом України в ч. 2 ст. 184 передбачено, що укладення договору на основі вільного волевиявлення сторін може відбуватися у спрощений спосіб або у формі єдиного документа.
Щодо договорів поставки цікавими є висновки судової практики: якщо договір поставки укладають на тривалий час і циклічністю постачання товарів (робіт, послуг), то таку поставку має бути зафіксовано письмово (див. постанову ВС КАС від 21.05.2019 р. № 815/2791/18). Якщо поставка одноразова, усна форма договору є можливою та відповідає умовам ч. 1 ст. 206 ЦКУ.
Отже, робимо висновок, що укладення договору поставки як в усній формі, так і в спрощений спосіб, законодавством не заборонено, за умови наявності доказів, що підтверджують його укладення.
Ми радимо укладати договори письмово, в формі єдиного документа, щоб чітко зафіксувати права та обов'язків сторін, відповідальність за невиконання чи неналежне виконання домовленостей. Без договору сторони можуть бути позбавлені механізму захисту своїх прав. При намірі тривалого співробітництва та здійснення циклічних постачань, доцільним буде скласти та підписати саме письмовий договір в формі єдиного документа.
Укладаючи договір в усній формі (та в спрощений спосіб) варто розуміти всі можливі ризики, та знати, як їх попередити.
2. Ризик неможливості стягнення заборгованості в судовому порядку без письмового договору
Для стягнення заборгованості в судовому порядку, лише рахунка та видаткової накладної (або акта наданих послуг) буде недостатньо.
Документи потрібно ще й правильно оформити та дотриматися певної процедури перед тим як йти до суду, а саме:
Крок 1. правильно зафіксувати укладення договору в спрощений спосіб
У вас мають бути документи, якими вдасться підтвердити, що ви з контрагентом узгодили всі умови (поставку того чи іншого товару, певної кількості та вартості, строки поставки; надання певних послуг, порядку надання, строків). Це і буде свідченням укладення договору у спрощений спосіб.
Лише електронного листування, щоб підтвердити укладення договору, може бути недостатньо. Практика свідчить, що суди все частіше не враховують електронне листування сторін, якщо документи, які передавались таким шляхом, не скріплені електронним цифровим підписом (ЕЦП). Тому або направляйте документи поштою (на офіційну адресу місцезнаходження контрагента, рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення), або підписуйте ЕЦП.
Звертайте увагу на електронну адресу, куди надсилаєте документи. Вести листування треба на адресу, яка зазначена в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб як офіційна електронна адреса контрагента, аби довести, що ви спілкувались саме з ним, і щоб суд врахував таке листування.
Документи, які допоможуть довести укладення договору у спрощений спосіб:
1. Замовлення, заявка покупця (зафіксувати строки поставки, оплати чи інші умови);
2. Рахунок-фактура (краще за все, щоб у призначенні платежу був вказаний саме номер рахунка. Це дозволить співвіднести платіж з поставкою товару/наданням послуг. У випадку якщо клієнт оплатив не всю вартість товару/послуг, у вас будуть докази розміру його заборгованості);
3. Видаткова накладна (акт наданих послуг/виконаних робіт) (їх має підписувати уповноважена особа. Часто від імені покупця/замовника накладну (акт) підписує явно не директор (комірник, завідувач складу або ж взагалі неоформлений працівник). У подальшому покупець може заперечувати факт поставки товару, адже його отримувала невідома йому особа. Тому обов’язково отримайте копію довіреності, наказу чи іншого документу, який підтверджує повноваження отримувача. Якщо ж вам не надали такий документ, наполягайте на проставленні печатки підприємства – так буде більше шансів довести, що товар дійсно був отриманий покупцем);
3. Товарно-транспортна накладна/документи про доставку/транспортування (допоможе додатково підтвердити факт поставки товару покупцю);
4. Платіжне доручення/квитанція про оплату (в платіжному дорученні бажано, щоб було посилання на рахунок чи накладну. Також варто звертати увагу чи зазначено в рахунку строк його дії. Якщо ви оплатите рахунок після спливу цього строку, вважатиметься, що договір не було укладено і є ризик, що ваше платіжне доручення не буде прийнято судом як доказ).
Крок 2. Надіслати боржнику вимогу
Якщо письмова заявка з усіма деталями угоди не складалась, необхідно зафіксувати, з якого моменту інша сторона порушила умови договору. Тому наступний крок – це пред’явлення вимоги.
Якщо строк поставки чи оплати не був визначений, його розрахунок починається з моменту пред’явлення відповідної вимоги (ст. 530 ЦКУ). Після цього протягом 7-ми днів з моменту отримання вашої вимоги інша сторона повинна виконати свій обов’язок. І лише після закінчення цього строку ви можете вимагати повернення коштів, товару тощо.
Крок 3. Звертатись до суду зі всіма належними доказами (документами)
3. Ризики при блокуванні податкової накладної
У п. 5 Порядку № 520 наведено перелік документів, що необхідні для розгляду питання про реєстрацію/відмову в реєстрації податкових накладних в ЄРПН. До таких документів віднесено, зокрема, договори, в т.ч. зовнішньоекономічні контракти, і додатки до них.
При зупинці реєстрації ПН, та ненаданням разом з поясненнями письмового договору, податківці можуть відмовити в реєстрації податкової накладної.
При оскарженні відмови в судовому порядку, суди в таких справах стають на бік платника податків. Разом з цим, для підтвердження господарської операції по заблокованій ПН, обов'язково треба мати достатній перелік первинних документів, що дають змогу підтвердити реальний рух активів та здійснення операції.
4. Ризики втрати права на податковий кредит
Це можуть бути випадки, коли договір згідно ст. 208 ЦКУ належало вчиняти в письмовій формі (у формі єдиного договору або у спрощеній формі), але її не дотримались, та уклали договір суто в усній формі.
Такий договір може бути визнаний недійсним (нікчемним) в судовому порядку.
Після набрання законної сили таким рішенням суду сторона-покупець повинна зменшити суму раніше задекларованого податкового кредиту, оскільки в неї будуть відсутні документи, що засвідчують право на формування податкового кредиту.
Отже, будь-який правочин між підприємствами необхідно укладати в письмовій формі.
Окрім договору, важливо мати докази домовленостей з контрагентом:
- листування з офіційних електронних адрес / обмін електронними документами, підписаними ЕЦП або через М.Е.Doc / Вчасно;
- замовлення, заявки;
- рахунок-фактуру;
- видаткові накладні / акти наданих послуг / виконаних робіт, підписані уповноваженими особами, скріплені печатками;
- довіреності на уповноважених осіб, якщо документи підписує не директор;
- ТТН/документи про доставку/транспортування;
- платіжні доручення/квитанції про оплату.
За відсутності вказаних документів є ризики/складності:
- доведення порушень з боку контрагента;
- захисту своїх прав в судовому порядку;
- не розблокування податкових накладних або втрата права на податковий кредит.